Document Automation Digital Innovation [Episodio #58]

Oggi parliamo di “flow” parliamo di flussi e lo facciamo con Flow Factory che sviluppano progetti con lo scopo di valorizzare i clienti dei propri clienti, con soluzioni di document automation e document management che sono tecnologicamente delle soluzioni avanzate ed applicabili a tutti i processi della gestione documentale. Di tutto questo bellissimo flow ne abbiamo parlato con la sua General Director Simone Wolf.

Come tutte le storie sempre nasce da un bel racconto, infatti ci dice Simone, dopo essersi laureata in marketing, iniziò a lavorare nell’ambito della grafica, dove scoprì da subito la passione per la tecnologia. La tecnologia, un campo in continua evoluzione, l’ha affascinata da subito per tanti motivi, ma sopratutto per la varietà di sfide e soluzioni che offre quotidianamente. Nel 2010, dopo aver vissuto in Italia per cinque anni, ha iniziato a lavorare con un’azienda specializzata nella data automation, un settore che si occupa di rendere le comunicazioni aziendali più efficienti, efficaci e personalizzate, anche attraverso la stampa digitale. Questi software permettono di creare documenti conformi alle normative, come il GDPR, e di personalizzarli in base al target di riferimento. Ma è nel 2011, quando avviene la svolta. Le viene offerta l’opportunità di aprire una filiale italiana per un’azienda del settore, proposta che accetta grazie all’esperienza accumulata negli anni precedenti. Da allora, ha lavorato con successo in questa posizione, accumulando 13 anni di esperienza e facendola diventare una delle maggiori esponenti del suo settore

La scelta del nome “FLOW” è stata suggerita da uno stagista di nome Stefano Bonzi, un talentuoso grafico che ha lavorato con l’azienda per sei mesi. Curiosamente, “FLOW” è la sinergia opposta a “WOLF”, il cognome di Simone. Stefano ha continuato a collaborare con l’azienda in vari progetti, nonostante abbia poi cambiato carriera, dedicandosi al teatro. Simone passò quindi a liderare una sua piccola partita IVA, a una società a responsabilità limitata (SRL). In un primo momento, le aziende clienti erano principalmente quelle che utilizzavano metodi tradizionali come le lettere e le fatture con Word e Stampa Unione. Con il tempo, il tipo di clienti è cambiato, includendo banche, compagnie di servizi pubblici (acqua, gas) e assicurazioni, tutte aziende che necessitano di comunicare in modo massivo e personalizzato, come l’invio di estratti conto, fatture e polizze assicurative. Inoltre, anche aziende del settore marketing cercano di migliorare l’aspetto delle loro newsletter, affidandosi alle soluzioni proposte da FLOW. Questa evoluzione riflette l’adattamento dell’azienda alle nuove esigenze di mercato, passando da metodi di comunicazione tradizionali a sistemi automatizzati e personalizzati, rispondendo alle necessità di grandi aziende e settori diversi.

Attualmente, uno degli aspetti più interessanti in Flow Factory è l’applicazione del machine learning e dell’intelligenza artificiale (IA) nella gestione dei documenti. Non solo nel processo di distribuzione massiva di documenti, ma le nostre soluzioni sono in grado di crearli autonomamente. La creazione di un documento, infatti, richiede l’inserimento di informazioni specifiche come l’indirizzo del cliente o dell’utente e i dettagli delle tabelle di fatturazione, che grazie al machine learning e all’intelligenza artificiale, sono riconosciuti e compilati automaticamente. Questo processo automatizzato offre numerosi vantaggi. Prima di tutto, risparmia un’enorme quantità di tempo, poiché elimina la necessità di un intervento manuale, riducendo così il rischio di errore umano. Ciò significa che il personale può dedicarsi ad attività più interessanti e intellettualmente stimolanti, come interagire con i clienti o gestire altre mansioni in ufficio.

Un altro aspetto fondamentale è la conformità normativa, infatti i software incorporano meccanismi di controllo che assicurano che tutti i documenti prodotti siano conformi alle normative vigenti, come il GDPR. Questo non solo garantisce la protezione dei dati personali, ma anche la tranquillità delle aziende che utilizzano le nostre soluzioni, sapendo che sono sempre allineate con le leggi in vigore. In sintesi, l’integrazione del machine learning e dell’intelligenza artificiale nei nostri processi di gestione documentale non solo migliora l’efficienza operativa, ma libera risorse umane preziose, permettendo loro di concentrarsi su compiti più creativi e di valore aggiunto, tutto mentre si garantisce la piena conformità normativa.

Per portare tutta questa innovazione sul mercato, Flow, collabora con una rete di rivenditori che visitano i clienti per identificare le loro necessità specifiche. Spesso, i clienti utilizzano software che non vengono più aggiornati o che non supportano determinate funzionalità. Questo fa sì che cerchino alternative più moderne e flessibili. La caratteristica distintiva del software offerto dall’azienda è la sua alta personalizzabilità, grazie all’uso di HTML5, CSS e JavaScript. Questi linguaggi permettono di aggiungere facilmente nuove funzionalità tramite semplici script, un’operazione che può essere gestita internamente dai programmatori delle aziende clienti. Questo approccio non solo aumenta l’efficienza e la velocità operativa, ma riduce anche gli errori umani nelle attività ripetitive. Un’altra esigenza emergente riguarda la conformità normativa, in particolare l’accessibilità per le persone non vedenti o ipovedenti. utilizzando formati leggibili dai computer, come il PDF UA. Questo formato permette ai documenti e ai siti web di essere letti da software di lettura dello schermo. Dal 28 giugno 2025, tutte le aziende, sia private che pubbliche, saranno obbligate per legge a rendere i loro documenti accessibili a questi utenti, sia online che nei documenti emessi. Questa normativa rappresenta una sfida significativa che il software dell’azienda è in grado di affrontare, garantendo che i documenti siano conformi alle nuove leggi di accessibilità.

Flow Factory, quindi può aiutare le altre imprese a conformarsi a questa normativa, offrendo servizi di verifica e soluzioni per migliorare l’accessibilità dei loro documenti. Inoltre, le aziende cercano sempre più spesso di ridurre i costi di stampa e spedizione attraverso l’uso dei canali digitali. Questo approccio è vantaggioso anche per i clienti finali, che preferiscono ricevere documenti digitalmente, come bollette via WhatsApp. L’intelligenza artificiale offre ulteriori funzionalità, come la possibilità di richiedere e ricevere le ultime tre bollette tramite un semplice messaggio su WhatsApp, migliorando così l’efficienza e la praticità del servizio.

Come dicevamo al principio, il software Flow ha anche elementi di distinzione importanti per tutto il settore del Marketing, sottolineando la sua capacità di personalizzare contenuti in base al target, infatti consente di adattare le comunicazioni aggiungendo foto, video e altre risorse multimediali rilevanti per gruppi specifici, come vegani o persone con particolari necessità alimentari. Un esempio pratico è quello dei supermercati, che utilizzano le tessere fedeltà per tracciare gli acquisti dei clienti. Grazie ai codici a barre, possono sapere esattamente cosa comprano i clienti e inviare promozioni mirate. Per esempio, se il supermercato è vuoto il martedì o mercoledì sera, può offrire sconti su prodotti come prosecco o franciacorta in quei giorni per attirare i clienti. Possono anche offrire servizi annessi come servizi di stampa, medio imprese, che sono interessati a servizi vari è che i clienti possono acquisire a prezzi molto accessibili in sottoscrizione annuale o licenza perpetua con rinnovo manutenzione.

per più info: www.flowfactory.it

Per la rubrica 4 domande a razzo:

🏆 Miglior consiglio che ti hanno dato: “non accontentarsi e puntare sempre all’eccellenza” un consiglio ricevuto da mio fratello che era un anche uno studente modello sempre con ottimi risultati, e lo ringrazio sempre perché grazie all’eccellenza.

📚 Libro che stai leggendo: “La mucca viola” di Seth Godin. Un libro che ha veramente aiutato sia a me che altre persone, ma anche persone che non sono nel nostro settore, infatti l’ho consigliato anche a degli artigiani e piace molto anche perché ti fa capire come essere differenti in un mondo.

🚀 La caratteristica che dovrebbe avere un CEO “Autenticità” Insieme al coraggio perché, non è facile sempre, insieme a doti di leadership, di intelligenza, di positività motivazione, di capacità decisionale, di comunicazione o visione, integrità e etica.

💡 La tua frase ispirazionale: “Inventati il tuo giorno” inventarsi le giornate le rende diverse da ognuna di loro e in un certo modo definiscono le sorti della giornata stessa. Quindi cerco che ogni giornata valga veramente la pena e abbraccio sempre le cose belle che mi succedono.