PecOrganizer la soluzione per condividere e archiviare in sicurezza le PEC aziendali. [Episodio #18]
Descrizione
Oggi parliamo di PecOrganizer, il software che aiuta le imprese a gestire le PEC aziendali in modo semplice e sicuro, e prodotto di punta di Euroged. Lo racconta il suo CEO e Founder, Marco Ronco
Partiamo dall’ origine e quindi da Euroged, che nasce 21 anni fa con l’obiettivo di ridurre la carta che circolava nelle aziende in uno scenario caratterizzato da documenti prevalentemente analogici. Fin dall’inizio si occupa quindi di gestione elettronica documentale. Circa dieci anni dopo nasce PecOrganizer, software sviluppato a partire dall’osservazione di alcuni fenomeni che si stavano presentando nelle aziende in seguito all’introduzione dell’obbligatorietà della PEC. In un contesto in cui i documenti digitali stavano progressivamente prendendo il posto di quelli cartacei, la PEC stava sostituendo totalmente la sua versione cartacea, la raccomandata.
Questa sostituzione comportava però delle criticità. La PEC è una raccomandata digitale, una comunicazione molto delicata, ma nonostante questo (soprattutto nei primi anni) veniva considerata e gestita come una tradizionale mail. La PEC e la mail tradizionale non sono però equiparabili: trascurare o perdere una PEC può portare conseguenze dannose per l’azienda. Per questo era ed è tuttora necessario gestire i flussi PEC in modo ottimale e in totale sicurezza. Così è nato PecOrganizer, questa grandissima idea unica in italia.
PecOrganizer si presenta a tutti gli effetti una webmail evoluta che si pone a metà tra i provider, i fornitori di indirizzi PEC e gli utenti, i dipendenti e collaboratori delle aziende. Il login iniziale e le caratteristiche del software fanno sì che ogni utente autorizzato ad accedere al software veda una o più caselle PEC a seconda dell’ufficio di appartenenza, delle competenze e delle responsabilità. Inoltre, spesso nelle aziende si segue la pratica scorretta dell’inoltro: un utente legge ogni PEC in arrivo e la inoltra alla persona o all’ufficio che deve prenderla in carico. Senza un software adeguato di gestione delle PEC però non c’è controllo: non si ha la certezza se una PEC viene gestita, quando e da chi. PecOrganizer mette in sicurezza il traffico PEC, assicura la corretta gestione di ogni messaggio e semplifica l’esperienza di scrittura e lettura dei messaggi sia per coloro che devono gestire tantissime PEC ogni giorno sia per coloro che accedono sporadicamente al software.
La PEC è un caso di successo italiano e il suo successo ha fatto sì che presto oltrepasserà i confini del nostro paese per affermarsi in Europa. Attualmente è infatti in corso la definizione degli standard operativi per la PEC Europea che sarà chiamata REM (Registered Electronic Mail). In questo scenario l’obiettivo di PecOrganizer è mettere a disposizione delle aziende uno strumento di governance aziendale soprattutto perché la PEC è il punto di ingresso delle informazioni critiche e giuridiche.
Nel corso di questi dieci anni Euroged, grazie ad un team molto qualificato, ha sviluppato centinaia di progetti. I clienti principali sono le aziende strutturate che operano soprattutto nel settore bancario, assicurativo, dell’energia e della GDO e che, in alcuni casi, ricevono anche decine di PEC al minuto. L’implementazione del software è sempre preceduta da una fase di analisi organizzativa e di verifica degli indirizzi, dei flussi e degli utenti. I flussi notevoli delle aziende clienti hanno consentito lo sviluppo negli anni di alcune funzionalità cruciali come le regole per lo smistamento automatico o l’invio massivo di circolari. PecOrganizer può essere utilizzato anche da realtà meno strutturate e con flussi PEC meno sostanziosi: le funzionalità, infatti, possono essere selezionate in base alle necessità.
La strategia di PecOrganizer è quella di essere il più collaborativi possibile e aiutare diverse tipologie di utilizzatori a mettere in sicurezza e a, leggere con semplicità le PEC. La soluzione è unica, ed è la stessa per tutte le tipologie di utilizzatori. I commercialisti, poi hanno questa versione Professional che è dedicata interamente e loro, dove possono monitorare le caselle PEC dei loro clienti di studio, ad esempio la Segretaria che deve monitorare tante caselle tutte le mattine, in PecOrganizer hanno sviluppato una funzione specializzata chiamata Super Inbox. Questo significa che una delle caratteristiche principali di questo software e l’adattabilità e realizzare funzioni nuove a partire da richieste di specifiche, che poi ritroveranno poi tutti gli utilizzatori e quindi la soluzione si arricchisce sempre di più dalle esigenze dei propri clienti. Dunque, l’Enterprise potrebbe avere un investimento di 1.000 € l’anno, mentre il commercialista 100 € l’anno. Pero tutto in PecOrganizer e modellabile e fatto su misura, in base alle esigenze, come numero di caselle PEC. Ci sono poi anche moduli opzionali, ad esempio cyber security, che fa la detection dei malware, delle minacce informatiche contenute nelle PEC ed altri moduli moduli opzionali. Quindi a seconda di quelle che si decidono di attivare, si determina il valore della sottoscrizione annua.
Per più info www.pecorganizer.it
Per la rubrica 4 domande a razzo:
🏆 Miglior consiglio che ti hanno dato: valorizzare al massimo le persone in azienda e soprattutto le figure storiche.
📚 Libro che stai leggendo: attualmente sto leggendo un libro, sulla leadership, su come organizzare i team, scritto da un autore italiano ed è Chi Comanda qui di Cesare Sansavini.
🚀 La caratteristica che dovrebbe avere un CEO: la curiosità. Io sono curioso, devo capire come funzionano le dinamiche, mi devo mettere nei panni di chi utilizza il nostro software tutti i giorni. Infatti, quando la mattina arrivo in ufficio leggo le PEC delle aziende del nostro gruppo. La curiosità per me è facente parte del DNA base di qualunque imprenditore, ma in realtà di chiunque.
💡 La tua frase ispirazionale: anche oggi imparerò qualcosa. Perché ogni giornata, sia nella fase lavorativa sia in quella non lavorativa, è sempre un’opportunità, offre sempre qualche spunto per andare a letto avendo imparato qualcosa di nuovo.
Guarda il video del podcast
- Marco Ronco | CEO Euroged
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